Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu jest:

2. Formularz kontaktowy

Dane przesłane przez formularz wykorzystujemy wyłącznie do obsługi zapytania i dalszej korespondencji związanej z jego treścią.

• Zakres danych: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wskazany produkt i treść wiadomości - zależnie od informacji podanych przez użytkownika.
• Cel: udzielenie odpowiedzi, przygotowanie informacji handlowej na żądanie użytkownika oraz prowadzenie dalszej korespondencji.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy zapytanie zmierza do zawarcia umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji dotyczącej działalności administratora.
• Podanie adresu e-mail i treści wiadomości jest konieczne do wysłania formularza. Pozostałe dane są dobrowolne.

3. Bezpieczeństwo serwisu i przeciwdziałanie nadużyciom

Przetwarzamy ograniczone dane techniczne, aby zapewnić dostępność i bezpieczeństwo serwisu oraz chronić formularz przed spamem.

• Formularz wykorzystuje adres IP do ograniczenia liczby prób wysyłki do 5 w ciągu 15 minut.
• Asystent wykorzystuje skrót kryptograficzny adresu IP do ograniczenia liczby wiadomości. Surowy adres IP nie jest zapisywany w pamięci limitera.
• Logi serwera zawierają zamaskowany adres IPv4 w zakresie /24 lub IPv6 w zakresie /64, datę i czas żądania, żądany adres, kod odpowiedzi, informacje o przeglądarce oraz adres strony odsyłającej.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie serwisu, diagnozowaniu awarii i zapobieganiu nadużyciom.

6. Asystent AI i usługa OpenAI

Wiadomość wpisana w asystencie oraz maksymalnie osiem ostatnich wiadomości rozmowy są przekazywane do API OpenAI w celu rozpoznania intencji i wygenerowania odpowiedzi na podstawie bazy wiedzy Chemflon.

• Do OpenAI przekazujemy treść rozmowy i wybrane fragmenty bazy wiedzy potrzebne do odpowiedzi. Nie przekazujemy adresu IP użytkownika ani dokumentów źródłowych jako plików.
• Cel i podstawa prawna: udzielenie odpowiedzi na żądanie użytkownika oraz usprawnienie obsługi zapytań — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy zapytanie zmierza do zawarcia umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Zgodnie z informacjami OpenAI dane przesyłane przez API nie są wykorzystywane do trenowania modeli, chyba że klient API dobrowolnie włączy udostępnianie danych. Chemflon nie włącza takiego udostępniania dla chatbota.
• OpenAI może przechowywać treść żądań i odpowiedzi w logach monitorowania nadużyć przez okres do 30 dni, chyba że dla projektu obowiązują inne zatwierdzone ustawienia retencji lub dłuższe przechowywanie wynika z prawa.
• Korzystanie z OpenAI może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Transfer jest realizowany z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w umowie powierzenia i przepisach o ochronie danych.
• Nie wpisuj w asystencie danych wrażliwych, tajemnic przedsiębiorstwa ani danych osobowych, które nie są potrzebne do uzyskania odpowiedzi.

Informacje OpenAI o przetwarzaniu danych przez API

4. Interaktywna mapa Mapbox

Interaktywna mapa jest usługą opcjonalną i uruchamia się dopiero po wyrażeniu zgody w ustawieniach prywatności lub przez przycisk przy mapie. Bez zgody wyświetlamy lokalny obraz zastępczy i nie łączymy przeglądarki z Mapbox.

• Po uruchomieniu Mapbox może otrzymywać m.in. adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, identyfikatory sesji oraz dane telemetryczne dotyczące działania mapy.
• Biblioteka Mapbox może zapisywać identyfikatory i dane zdarzeń w pamięci localStorage przeglądarki.
• Podstawa prawna: zgoda użytkownika - art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Zgodę można w każdej chwili wycofać w ustawieniach prywatności.
• Mapbox przetwarza dane również w Stanach Zjednoczonych. Dostawca wskazuje na stosowanie mechanizmów legalizujących transfer, w tym EU–US Data Privacy Framework oraz standardowych klauzul umownych, gdy są wymagane.

Polityka prywatności Mapbox

5. Wysyłka wiadomości przez Resend

Do technicznej wysyłki wiadomości z formularza korzystamy z usługi Resend świadczonej przez Plus Five Five, Inc.

• Resend otrzymuje dane potrzebne do wysłania wiadomości, w szczególności adresy e-mail, metadane, treść wiadomości oraz pozostałe informacje wpisane w formularzu.
• Podstawowe operacje przetwarzania Resend odbywają się w Stanach Zjednoczonych, dlatego korzystanie z usługi wiąże się z transferem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
• DPA Resend przewiduje stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską w przypadku transferów, dla których nie obowiązuje decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony.
• Zgodnie z DPA Resend przetwarza dane klienta przez czas obowiązywania umowy, a po zakończeniu korzystania z usługi deklaruje ich usunięcie w ciągu 90 dni, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych.

Umowa powierzenia przetwarzania danych Resend (DPA)

7. Dane przechowywane w przeglądarce

W localStorage zapisujemy wyłącznie wybór dotyczący Mapbox, datę jego zapisania i wersję ustawień. Jest to mechanizm niezbędny do zapamiętania oraz respektowania decyzji użytkownika. Preferencja wygasa po 12 miesiącach i wtedy ponownie prosimy o wybór.

W sessionStorage zapisujemy identyfikator bieżącej rozmowy, stan otwarcia panelu oraz maksymalnie 10 widocznych wiadomości rozmowy. Dzięki temu panel i historia zachowują swój stan po zmianie podstrony lub odświeżeniu strony w tej samej karcie. Dane są usuwane po zamknięciu karty.

8. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom potrzebnym do obsługi serwisu i korespondencji:

• dostawcom hostingu, infrastruktury informatycznej i podmiotom utrzymującym serwis;
• Resend - dostawcy usługi technicznej wysyłki wiadomości z formularza;
• Mapbox - wyłącznie po wyrażeniu zgody na interaktywną mapę;
• OpenAI — dostawcy usługi generowania odpowiedzi asystenta, wyłącznie po wysłaniu wiadomości przez użytkownika;
• uprawnionym organom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

9. Okres przechowywania

• Korespondencję przechowujemy przez okres potrzebny do obsługi zapytania, a następnie - jeżeli jest to konieczne - do upływu okresu przedawnienia roszczeń lub obowiązków wynikających z prawa.
• Wpis limitera formularza jest usuwany po 15 minutach.
• Zahashowany identyfikator limitera asystenta jest usuwany najpóźniej po 2 godzinach od ostatniej aktywności danej instancji serwera.
• Anonimizowane logi dostępu Nginx są rotowane codziennie i przechowywane przez około 14 dni.
• Preferencję dotyczącą Mapbox przechowujemy przez maksymalnie 12 miesięcy, chyba że użytkownik wcześniej usunie dane witryny lub zmieni decyzję.
• Stan bieżącej rozmowy zapisany w sessionStorage przechowujemy do zamknięcia karty lub usunięcia danych witryny przez użytkownika.
• Okresy przechowywania danych przez Mapbox wynikają z polityki tego dostawcy; Mapbox deklaruje przechowywanie adresów IP związanych z usługą przez 30 dni, z wyjątkami dotyczącymi postępowań bezpieczeństwa i przeciwdziałania nadużyciom.
• Dane przetwarzane przez Resend podlegają okresom wskazanym w DPA tego dostawcy, opisanym powyżej.
• Okres przechowywania danych w API OpenAI opisano w części dotyczącej asystenta AI.

10. Prawa użytkownika

W zakresie przewidzianym przez RODO użytkownik może skontaktować się z administratorem i skorzystać z następujących praw:

• dostępu do danych, uzyskania ich kopii oraz sprostowania;
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
• przenoszenia danych - w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy, zgodnie z art. 20 RODO;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody na Mapbox w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Zautomatyzowane decyzje

Asystent automatycznie generuje informacyjną odpowiedź, ale nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających. Nie prowadzimy profilowania na podstawie rozmów.

12. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami serwisu, dostawców lub przepisów. Aktualna wersja i data jej ostatniej zmiany są zawsze dostępne na tej stronie.